SeattleVN Phân Tích Công Việc
💡 Tóm Tắt Thông Minh
Mô Tả Công Việc Gốc
Mô tả
Thư ký văn phòng | Chuyên gia ngành 1
Toàn thời gian | Vĩnh viễn
Địa điểm: Trung tâm Giáo dục và Lao động Stafford Creek | Aberdeen, WA
Mức lương: 4.320 - 5.812 USD mỗi tháng
Cơ quan Giáo dục và Lao động (CI) cam kết duy trì và mở rộng các chương trình đào tạo lao động cho người đang bị giam giữ, nhằm phát triển kỹ năng nghề nghiệp có thể kiếm được việc làm, thúc đẩy thói quen làm việc tích cực, hỗ trợ sứ mệnh của Cơ quan Giáo dục và Lao động đồng thời giảm chi phí cho người dân. Qua các chương trình này, CI cung cấp những trải nghiệm làm việc có ý nghĩa, giúp người đang bị giam giữ chuẩn bị tốt hơn cho việc tái hòa nhập vào thị trường lao động và cộng đồng của họ.
Chuyên gia ngành 1 | Thư ký văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ sứ mệnh của chúng tôi bằng cách cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc cho khách hàng của Cơ quan Giáo dục và Lao động, đồng thời cung cấp đào tạo kỹ năng thực tế và hướng dẫn công việc cho người đang bị giam giữ. Người ứng tuyển được chọn sẽ giúp đảm bảo hoạt động hiệu quả của các chương trình và hoạt động công việc được giao, đồng thời xây dựng môi trường chuyên nghiệp nhấn mạnh trách nhiệm, tinh thần đồng đội, an toàn và hiệu suất làm việc.
Vị trí này yêu cầu kỹ năng giao tiếp và giao tiếp tốt, cam kết trong dịch vụ khách hàng, và khả năng cân bằng giữa nhu cầu vận hành và mục tiêu phát triển lực lượng lao động. Qua các tương tác hàng ngày và hướng dẫn, người đảm nhiệm sẽ góp phần chuẩn bị cho người đang bị giam giữ các cơ hội việc làm trong tương lai, đồng thời hỗ trợ thành công chung của các chương trình của Cơ quan Giáo dục và Lao động.
Một bộ hồ sơ ứng tuyển đầy đủ sẽ bao gồm:
- Thư giới thiệu thể hiện sự quan tâm của bạn đến vị trí này cùng cơ quan của chúng tôi
- CV chi tiết
- Ba người tham khảo chuyên nghiệp
Nhiệm vụ
Chúng tôi đang tìm kiếm những đồng đội chia sẻ tầm nhìn về dịch vụ công và cam kết xây dựng một văn hóa công bằng và bao dung, thúc đẩy và cảm hứng sự xuất sắc, đồng thời thúc đẩy đổi mới, tham gia và an toàn, dẫn đến kết quả tốt hơn cho người đang bị giam giữ, cơ quan của chúng tôi và cộng đồng.
Là một Thư ký văn phòng, một số nhiệm vụ của bạn sẽ bao gồm:
- Làm vai trò Thư ký văn phòng cho Văn phòng Kinh doanh tại SCCC, có thể bao gồm:
- Hỗ trợ Trưởng Văn phòng Kinh doanh để giám sát quy trình mua sắm đến thanh toán, đảm bảo tất cả các đơn đặt hàng mua sắm được phát hành và giao đúng hạn
- Xem xét yêu cầu mua hàng để đảm bảo tính chính xác, theo dõi đơn hàng đã xử lý, quản lý các sự khác biệt từ nhà cung cấp, và chủ động theo dõi các đơn hàng chưa được giao để đảm bảo giao hàng đúng hạn
- Theo dõi hộp thư chung và liên lạc với nhà cung cấp để xác nhận giá cả, theo dõi việc giao hàng và giải quyết các thắc mắc từ cửa hàng hoặc khách hàng
- Kiểm tra các lô giao dịch kế toán để đảm bảo tính chính xác và yêu cầu thêm tài liệu từ nhà cung cấp hoặc khách hàng để đảm bảo hồ sơ tài chính đầy đủ
- Sử dụng các chương trình CI được phê duyệt trên OSN và máy tính của nhà nước để hoàn thành công việc
- Hỗ trợ Trưởng Kho
- Hỗ trợ Trưởng Khu Vực Dịch Vụ Khách Hàng/Phòng Sản Xuất
- Đảm bảo kiểm soát và an ninh cho các nhân viên đang bị giam giữ theo đúng chính sách của DOC
- Các công việc khác theo phân công
Điều kiện yêu cầu
Những gì chúng tôi cần (điều kiện bắt buộc):
- Tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc tương đương
- Một năm kinh nghiệm làm việc trong môi trường văn phòng hoặc hành chính
- Thành thạo các sản phẩm của Microsoft Office
- Khả năng diễn đạt rõ ràng qua điện thoại, email và trực tiếp
Những điều sẽ làm hồ sơ của bạn nổi bật (điều kiện ưa chuộng):
- Hai (2) năm kinh nghiệm được ghi nhận trong việc áp dụng nguyên tắc LEAN
- Bằng Cử nhân từ các trường đại học có chứng nhận được công nhận bởi Bộ Giáo dục Hoa Kỳ (USDE) hoặc Hội đồng Chứng nhận Giáo dục Cao đẳng (CHEA) trong lĩnh vực Kế toán, Hàng tồn kho, Quản trị Kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan
- Kỹ năng giao tiếp tốt cả bằng lời nói và viết
- Kinh nghiệm trong việc đào tạo và giảng dạy cho người khác
- Kinh nghiệm bán hàng
- Kinh nghiệm làm việc trong môi trường trại giam
Thông tin bổ sung
Sứ mệnh: Hợp tác cùng nhau để xây dựng cộng đồng an toàn hơn.
Mục tiêu: Nâng cao an toàn công cộng bằng cách thay đổi cuộc sống một cách tích cực.
Cam kết của chúng tôi: Vận hành một hệ thống giam giữ an toàn và nhân đạo, đồng thời hợp tác với các bên khác để thay đổi cuộc sống, hướng tới một Washington tốt đẹp hơn.
Giá trị cốt lõi của chúng tôi:
- Xây dựng môi trường dựa trên sự trung thực và niềm tin: Hệ thống giam giữ coi trọng sự hợp tác và niềm tin. Chúng tôi khuyến khích sự minh bạch và hỗ trợ các cuộc đối thoại dũng cảm. Chúng tôi cam kết thực hiện những gì đã hứa bằng cách chịu trách nhiệm và tự chịu trách nhiệm về hành động của mình.
- Tương tác tôn trọng và bao dung: Hệ thống giam giữ trân trọng và đánh giá cao cá nhân bằng cách thúc đẩy môi trường bao dung và đa dạng, điều này giúp đảm bảo an toàn. Chúng tôi tôn trọng, trân trọng và lắng nghe ý kiến, cảm xúc và góc nhìn của các bên liên quan, đồng thời xem xét tác động đến những người mà chúng tôi phục vụ cũng như lẫn nhau.
- An toàn của người dân: Hệ thống giam giữ tin rằng cần tạo ra một môi trường coi trọng an toàn thể chất, tinh thần và cảm xúc. Chúng tôi tôn vinh những người đóng góp vào sự an toàn cho tất cả mọi người.
- Tích cực trong lời nói và hành động: Tại Hệ thống giam giữ, chúng tôi giả định những ý định tích cực và tin rằng có một mong muốn chung cho kết quả tốt nhất. Chúng tôi liên tục thể hiện hành vi tích cực và luôn nỗ lực hết sức mình.
- Hỗ trợ thành công của người dân: Hệ thống giam giữ cam kết với cộng đồng – hiểu biết cá nhân, trao niềm hy vọng, đón nhận sự thay đổi và cung cấp cơ hội.
DOC là nhà tuyển dụng bình đẳng và không phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, tôn giáo, màu da, nguồn gốc quốc gia, giới tính, tình trạng hôn nhân, hướng tính, nhận dạng giới, biểu hiện giới, độ tuổi, cựu chiến binh được phục vụ trung thành, tình trạng cựu chiến binh, thông tin di truyền, hoặc sự hiện diện của bất kỳ khiếm khuyết cảm giác, tinh thần hoặc thể chất nào, hoặc việc sử dụng chó dẫn đường hoặc thú phục vụ được huấn luyện bởi người khuyết tật.
LƯU Ý QUAN TRỌNG:
- DOC tuân thủ các yêu cầu kiểm tra tư cách lao động cho biểu mẫu I-9 kiểm tra tư cách lao động của chính phủ liên bang. Người ứng tuyển được chọn phải có thể cung cấp bằng chứng về danh tính và tư cách làm việc tại Hoa Kỳ phù hợp với các yêu cầu của biểu mẫu này. https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
- DOC không sử dụng E-Verify; do đó, chúng tôi không đủ điều kiện để cung cấp đào tạo thực tập tùy chọn STEM (STEM-Optional Practice Training - OPT). Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập www.uscis.gov.
- Việc tuyển dụng này có thể được sử dụng để tuyển dụng cho nhiều vị trí hơn một.
- Vui lòng cung cấp ít nhất ba (3) người tham khảo chuyên nghiệp trong hồ sơ ứng tuyển của bạn. Người tham khảo chuyên nghiệp được định nghĩa là một cá nhân đã được trả tiền để giám sát công việc của bạn và có thể xác nhận về hiệu suất công việc, kỹ năng kỹ thuật và năng lực công việc của bạn. Nếu bạn không có hoặc không đủ người tham khảo chuyên nghiệp, vui lòng cung cấp các chuyên gia không liên quan, như giáo viên hoặc các chuyên gia khác.
Lưu ý: Số điện thoại và địa chỉ email là bắt buộc đối với tất cả người tham khảo chuyên nghiệp. - Một cuộc kiểm tra hồ sơ bao gồm lịch sử tội phạm sẽ được thực hiện trước khi tuyển dụng mới. Thông tin từ cuộc kiểm tra hồ sơ không nhất thiết sẽ cản trở việc tuyển dụng nhưng sẽ được xem xét để xác định tính phù hợp và năng lực của ứng viên trong vị trí công việc.
- Nhân viên có thể làm việc trực tiếp hoặc gần gũi với các cá nhân đang bị giam giữ trong môi trường tiềm ẩn nguy hiểm. Vui lòng cân nhắc điều này khi quyết định có nộp hồ sơ ứng tuyển hay không.
- Chúng tôi cam kết duy trì môi trường làm việc không sử dụng chất gây nghiện và rượu, và nhân viên của chúng tôi được kỳ vọng tuân thủ tất cả các luật của tiểu bang và liên bang. Một bài kiểm tra chất gây nghiện trước khi làm việc có thể được thực hiện trong quá trình tuyển chọn, và những ứng viên có kết quả dương tính với bất kỳ chất gây nghiện nào sẽ bị loại khỏi quá trình xem xét.
- Oleoresin Capsicum (OC) là một loại sương mù cay được cung cấp như một phương tiện tự vệ và/hoặc giảm căng thẳng. Những ứng viên có độ nhạy cảm hoặc dị ứng được khuyến khích hỏi về mức độ phơi nhiễm mà họ có thể gặp phải trong vị trí này.
- Các dự án chăm sóc động vật là một thành phần phổ biến của hầu hết các trại giam tại tiểu bang Washington, bao gồm các chương trình chó và mèo. Những ứng viên có độ nhạy cảm hoặc dị ứng với động vật được khuyến khích hỏi về mức độ phơi nhiễm mà họ có thể gặp phải trong vị trí này.
- Bệnh lao (TB) là vấn đề sức khỏe ưu tiên cho nhân viên DOC. Người ứng viên thành công có thể được yêu cầu cung cấp bằng chứng hợp lệ về xét nghiệm da lao cơ bản trong vòng 60 ngày kể từ ngày được tuyển dụng. Khi kết quả xét nghiệm dương tính, thông tin bổ sung, xét nghiệm và điều trị cũng sẽ được yêu cầu. Việc làm không phụ thuộc vào kết quả xét nghiệm.
- Các bằng cấp tương đương nước ngoài được cấp ở nước ngoài phải có báo cáo đánh giá bằng cấp đính kèm vào hồ sơ ứng tuyển của bạn. Bạn có thể yêu cầu đánh giá/đокумент cần thiết từ www.wes.org và www.aice-eval.orgCho đến khi tài liệu này được cung cấp, bạn sẽ không được chọn để tiếp tục tham gia vào quy trình tuyển dụng.
Chi tiết làm việc từ xa
Vị trí này có thể được phân bổ để làm việc từ xa. Nếu được phê duyệt cho vai trò này, công việc có thể được thực hiện từ nhà bạn hoặc một địa điểm khác ngoài trụ sở trong tiểu bang Washington sử dụng dịch vụ internet hoặc điểm nóng di động đáng tin cậy vào thời điểm đó. Nhân viên được kỳ vọng sẽ thực hiện các nhiệm vụ được giao một cách an toàn, chăm sóc đúng cách tất cả thiết bị được cấp bởi nhà nước, và duy trì tính bảo mật của tất cả thông tin trong tay khi làm việc từ xa. Nhân viên sẽ phải di chuyển đến cơ sở của Bộ Tư pháp hoặc văn phòng ngoài trời khi công việc yêu cầu, có thể bao gồm các phần của quy trình tuyển dụng. Một số văn phòng sẽ có khu vực "đến bất kỳ lúc nào" sẵn sàng, tuy nhiên, không cung cấp không gian làm việc chuyên dụng trong cơ sở của Bộ Tư pháp.
Những gì Chúng tôi Cung cấp:
Là nhân viên của Bộ Tư pháp, việc tích hợp cuộc sống làm việc của bạn là ưu tiên hàng đầu. Nhân viên của tiểu bang Washington được cung cấp một trong những gói lợi ích bao gồm và cạnh tranh nhất tại quốc gia. Ngoài bảo hiểm gia đình toàn diện cho y tế, nha khoa và thị lực, các phúc lợi này cũng có thể bao gồm:
- Làm việc từ xa/điều độ linh hoạt (tùy theo vị trí)
- Tối đa 25 ngày nghỉ phép có lương mỗi năm
- 8 giờ nghỉ ốm có lương mỗi tháng
- 12 ngày lễ có lương mỗi năm
- Kế hoạch hưu trí chu đáo
- Tài khoản chi tiêu linh hoạt
- Hỗ trợ chăm sóc con cái
- Quỹ hưu trí trì hoãn và nhiều hơn nữa!
HỆ THỐNG HƯU TRÍ CÔNG CHÍNH (PERS): Nhân viên nhà nước là thành viên của Hệ thống Hưu trí Công chức Công cộng Washington (PERS). Nhân viên mới có thể chọn hai chương trình hưu trí do nhà nước đóng góp. Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập Bộ Hưu trí Hệ thống' trang web.
Nếu bạn có câu hỏi về tuyển dụng này, hoặc muốn yêu cầu hỗ trợ hợp lý trong quy trình ứng tuyển, vui lòng gửi email cho mackenzie.conley@doc1.wa.gov hoặc gọi cho chúng tôi tại 509-630-9160. Để sử dụng dịch vụ TTY, vui lòng gọi Dịch vụ Trung tâm Truyền thông Washington tại 7-1-1 hoặc 1-800-833-6388.
SeattleVN Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
Office Assistant | Industries Specialist 1
Full Time | Permanent
Location: Stafford Creek Corrections Center | Aberdeen, WA
Salary Range: $4,320 - $5,812 Monthly
Correctional Industries (CI) is dedicated to maintaining and expanding incarcerated individual work training programs that develop marketable job skills, promote positive work habits, and support the Department of Corrections’ mission while reducing taxpayer costs. Through these programs, CI provides meaningful work experiences that prepare incarcerated individuals for successful reentry into the workforce and their communities.
The Industries Specialist 1 | Office Assistant plays a vital role in supporting our mission by delivering exceptional customer service to Correctional Industries customers while providing hands-on skills training and work guidance to incarcerated workers. The candidate of choice will help ensure the efficient operation of assigned programs and work activities while fostering a professional environment that emphasizes accountability, teamwork, safety, and quality performance.
This position requires strong communication and interpersonal skills, a commitment to customer service, and the ability to balance operational needs with workforce development objectives. Through daily interactions and instruction, the incumbent will contribute to preparing incarcerated individuals for future employment opportunities while supporting the overall success of Correctional Industries programs.
A completed application packet will include:
- A cover letter regarding your interest in this position with our agency
- A detailed resume
- Three professional references
Duties
We are looking for teammates who share our vision of public service and are committed to an equitable and inclusive culture that fosters and inspires excellence, while promoting innovation, engagement, and safety, leading to better outcomes for our incarcerated population, our agency, and our community.
As an Office Assistant, some of your duties will include:
- Acts as Office Assistant for Business Office at SCCC which could include:
- Assisting Business Manager to oversee the procure-to-pay process, ensuring all purchase orders are issued and delivered on time
- Reviewing purchase requisition for accuracy Track processed orders, managed vendor discrepancies, and proactively followed up on outstanding shipments to guarantee on-time deliveries
- Monitoring a shared inbox and corresponded with vendors to confirm pricing, track deliveries, and resolve shop or customer inquiries
- Auditing accounting batches for accuracy and request supplementary documentation from vendors or customers to ensure complete financial records
- Utilizing approved CI programs on OSN and state computer to complete tasks
- Assisting the Logistics Supervisor
- Assisting the Customer Service/Operations/Production Manager
- Ensuring control and security of Incarcerated workers in accordance with DOC policy
- Other work as assigned
Qualifications
What we need (required qualifications):
- High school graduation or equivalent
- One year working in an office or administrative work
- Strong with Microsoft Office products
- Ability to articulate clearly via phone, email, and in person
What will make your application stand out (preferred qualifications):
- Two (2) years of documented experience in LEAN principles and implementation
- Associate degree from colleges and universities whose accreditations are recognized by the U. S. Department of Education (USDE) or the Council for Higher Education Accreditation (CHEA) in Accounting, Inventory, Business Administration or closely related field
- Excellent oral and written communication
- Experience in training and teaching others
- Sales Experience
- Experience working in a Correctional setting
Supplemental Information
Vision: Working together for safer communities.
Mission: Improving public safety by positively changing lives.
Our Commitment: To operate a safe and humane corrections system and partner with others to transform lives for a better Washington.
Our Core Values:
- Cultivate an environment of integrity and trust: Corrections values partnership and trust. We foster openness and support courageous conversations. We are committed to doing what we say we are going to do by being accountable and taking personal ownership in our actions.
- Respectful and inclusive interactions: Corrections appreciates and values individuals by promoting an inclusive and diverse environment, which encourages safety. We respect, value, and listen to the thoughts, feelings, and perspectives of our stakeholders and consider the impact on those we serve as well as each other.
- People's safety: Corrections believes in creating an environment that values physical, mental, and emotional security and well-being. We honor those who advance safety for all.
- Positivity in words and actions: At Corrections, we assume positive intentions and believe there is a shared desire for the best outcome. We consistently demonstrate positive behavior and always put forth our best effort.
- Supporting people's success: Corrections is committed to our community – understanding individuals, instilling hope, embracing change, and providing opportunities.
DOC is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, creed, color, national origin, sex, marital status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, honorably discharged veteran, veteran status, genetic information, or the presence of any sensory, mental or physical disability or the use of a trained guide dog or service animal by a person with a disability.
IMPORTANT NOTES:
- DOC complies with the employment eligibility verification requirements for the federal employment eligibility verification form I-9. The selected candidate must be able to provide proof of identity and eligibility to work in the United States consistent with the requirements of that form. https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
- DOC does not use E-Verify; therefore, we are not eligible to extend STEM-Optional Practice Training (OPT). For information, please visit www.uscis.gov.
- This recruitment may be utilized to fill more than one position.
- Please include a minimum of three (3) professional references with your application. A professional reference is defined as an individual who has been paid to supervise your work and can attest to your work performance, technical skills, and job competencies. If you do not have any or sufficient professional references, please include non-related professionals, such as educators or other professional associates.
**Please note: Phone number AND email address are required for all professional references. - A background check including criminal record history will be conducted prior to a new hire. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant’s suitability and competence to perform in the position.
- Employees may work directly with or near incarcerated individuals in a potentially hazardous setting. Please consider this when deciding whether to apply.
- We are committed to maintaining a drug and alcohol-free work environment, and our employees are expected to comply with all state and federal laws. A pre-employment drug test may be administered as part of the selection process, and applicants who test positive for any controlled substances, will be disqualified from consideration.
- Oleoresin Capsicum (OC) is an aerosol pepper spray made available as a means of self-defense and/or de-escalation. Applicants with sensitivities or allergies are encouraged to ask about the level of exposure they could expect in this position.
- Animal care projects are a common component of most Washington State prisons, including dog and cat programs. Applicants with animal sensitivities or allergies are encouraged to ask about the level of exposure they could expect in this position.
- Tuberculosis (TB) is a priority health issue for DOC employees. The successful candidate may be required to provide valid proof of a baseline TB skin test within 60 days from the date of hire. When positive tests result, further information, testing and treatment will also be required. Employment is not contingent upon test results.
- Foreign equivalent degrees awarded outside the United States must have a credential evaluation report attached to your application. You may request the required evaluation/documentation from www.wes.org and www.aice-eval.org. Until this documentation is provided, you will not be selected to move forward in the hiring process.
Telework Details
This position may be allocated for telework. If authorized for the role, work may be performed from your home or another offsite location within the state of Washington using a reliable internet or cellular hotspot service at that time. Employees are expected to perform assigned duties in a safe manner, to take proper care all state-issued equipment, and maintain confidentiality of all information in possession while working offsite. Employees will be required to commute to a Department of Corrections facility or field office as business requires, to potentially include components of the onboarding process. Some offices will have a “drop in” area available, however, a dedicated workspace within a DOC facility will not be provided.
What We Offer:
As an employee of the Department of Corrections, your work-life integration is a priority. Washington State employees are offered one of the most inclusive and competitive benefits packages in the nation. Besides comprehensive family insurance for medical, dental, and vision, these perks also may include:
- Remote/telework/flexible schedules (depending on position)
- Up to 25 paid vacation days a year
- 8 hours of paid sick leave per month
- 12 paid holidays a year
- Generous retirement plan
- Flex Spending Accounts
- Dependent Care Assistance
- Deferred Compensation and so much more!
PERS: State Employees are members of the Washington Public Employees' Retirement System (PERS). New employees have the option of two employer contributed retirement programs. For additional information, check out the Department of Retirement Systems' web site.
For questions about this recruitment, or to request reasonable accommodation in the application process, please email mackenzie.conley@doc1.wa.gov or call us at 509-630-9160. For TTY service, please call the Washington Relay Service at 7-1-1 or 1-800-833-6388.
