SeattleVN Phân Tích Công Việc
💡 Tóm Tắt Thông Minh
Mô Tả Công Việc Gốc
Mô tả
DSHS HCLA – Chuyên viên Hỗ trợ Dịch vụ Khách hàng cấp 2
Tham gia cùng chúng tôi trong vai trò Chuyên viên Hỗ trợ Dịch vụ Khách hàng cấp 2 thuộc Cơ quan Hành chính về Nhà ở và Cộng đồng (HCLA), phục vụ Dịch vụ Cộng đồng cho Người khuyết tật Phát triển (DDCS) tại văn phòng dịch vụ tại Everett. Vị trí này yêu cầu làm việc tại văn phòng, cung cấp hỗ trợ dịch vụ khách hàng trực tiếp, qua điện thoại và email cho cả khách hàng nội bộ và bên ngoài. Người đảm nhiệm sẽ làm việc độc lập cũng như hợp tác cùng đội ngũ chuyên nghiệp để giúp cá nhân và gia đình hướng dẫn và thực hiện các thủ tục đăng ký dịch vụ của cơ quan. Bạn sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ khách hàng bằng cách giải quyết các câu hỏi phức tạp và mối quan tâm, đồng thời kết nối người dân với các đối tác cộng đồng và nguồn lực trong khu vực. Vị trí này đảm bảo cung cấp dịch vụ chất lượng cao, ổn định để duy trì hoạt động văn phòng hiệu quả và phản hồi nhanh chóng.
Một số nhiệm vụ chính của bạn:- Giải đáp các câu hỏi chung và hỗ trợ giải quyết khiếu nại, thắc mắc và vấn đề dịch vụ khách hàng của khách hàng
- Chào đón khách đến văn phòng và hướng dẫn đến nhân viên, phòng họp hoặc văn phòng phù hợp
- Phối hợp tổ chức không gian phòng họp và văn phòng, đồng thời quản lý lịch trình
- Trả lời điện thoại hệ thống nhiều đường, hướng dẫn người gọi đến nhân viên phù hợp một cách lịch sự và chuyên nghiệp
- Trả lời email và tin nhắn voicemail từ khách hàng, nhân viên và các bên liên quan khác
- Cung cấp hỗ trợ cho công chúng, khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ và người sử dụng trong việc giải thích biểu mẫu, tài liệu hướng dẫn và trình tự đúng để tiếp cận dịch vụ của cơ quan
- Đảm bảo duy trì mối quan hệ làm việc tích cực với các khu vực, cơ quan hoặc tổ chức khác
- Thực hiện nhiều dự án và nhiệm vụ phức tạp khác nhau, bao gồm thiết lập và cập nhật hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử hoặc thủ công (bao gồm các tệp cơ sở dữ liệu)
- Kỹ năng tổ chức tốt cùng sự chú ý đến chi tiết, bao gồm nhập dữ liệu, kiểm tra lại và quản lý hồ sơ
- Hỗ trợ và làm việc cùng Chuyên viên Hỗ trợ Dịch vụ Khách hàng cấp 3
Kỹ năng, kiến thức và khả năng mong muốn:
- Kỹ năng hỗ trợ khách hàng xuất sắc trong môi trường làm việc nhanh chóng
- Khả năng giao tiếp hiệu quả với cấp quản lý, đồng nghiệp, khách hàng và công chúng như yêu cầu để thực hiện các nhiệm vụ được giao
- Khả năng truyền đạt thông tin bằng lời nói và bằng văn bản để người khác hiểu rõ và hỗ trợ khách hàng trong việc hoàn thành các biểu mẫu cần thiết
- Phải thành thạo việc sử dụng máy tính và các ứng dụng của Microsoft Office
- Khả năng làm việc hợp tác trong môi trường nhóm đa ngành
- Khả năng bảo vệ thông tin và tài liệu nhạy cảm, bí mật và duy trì sự riêng tư liên quan đến thông tin khách hàng
- Kinh nghiệm trong việc quản lý các ưu tiên khác nhau và thông báo kịp thời cho nhân viên chính quyền liên quan đến các vấn đề của khách hàng, môi trường và cá nhân
- Khả năng nhận biết các vấn đề nghiêm trọng hoặc nhạy cảm cần báo cáo cho cấp quản lý
- Khả năng linh hoạt, thích nghi với sự thay đổi và tôn trọng sự khác biệt trong quan điểm và giá trị
- Cam kết thúc đẩy nhận thức văn hóa và đa dạng, đồng thời duy trì sự tương tác tôn trọng với tất cả mọi người, bao gồm cả những người có khuyết tật trí tuệ
Chúng tôi đang tìm kiếm các chuyên gia đáp ứng ít nhất một trong các điều kiện sau:
Bằng Cử nhân và ba (3) năm kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng trong việc giải quyết khiếu nại hoặc vấn đề
HOẶC
Bằng Cử nhân và một (1) năm kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng trong các vấn đề như yêu cầu, khiếu nại hoặc vấn đề
HOẶC
Kinh nghiệm tương đương hỗ trợ khách hàng trong các vấn đề như yêu cầu, khiếu nại hoặc vấn đề
Thông tin bổ sung:
- Lịch làm việc: 8:00 sáng - 5:00 chiều, từ thứ Hai đến thứ Sáu
- Nhân viên của Huyện Snohomish có thể được cấp thẻ Orca để phục vụ nhu cầu đi lại.
Cùng với hồ sơ ứng tuyển, vui lòng cung cấp:
- CV cập nhật
- Ba lời giới thiệu chuyên nghiệp kèm thông tin liên lạc
Vui lòng liên hệ với Nhà tuyển dụng DSHS Peter Bonato tại peter.bonato@dshs.wa.gov và ghi rõ số vị trí công việc #03771.
Triển vọng của Bộ Dịch vụ Xã hội và Y tế (DSHS) là người dân có thể tìm thấy các dịch vụ hỗ trợ con người để định hình cuộc sống của họ, điều này đòi hỏi chúng ta phải cùng nhau hợp tác với tinh thần thuộc về, mục tiêu chung, giá trị chia sẻ và công việc có ý nghĩa. Điều quan trọng đối với tầm nhìn của cơ quan chúng tôi là bạn mang theo cam kết về công bằng, tiếp cận và công lý xã hội trong công việc của bạn với DSHS. Chúng tôi nỗ lực hỗ trợ tất cả người dân Washington, bao gồm người da màu, người bản địa, người nhập cư, người có khuyết tật thể chất, tinh thần và trí tuệ, người cao tuổi, người LGBTQIA+, người nhập cư và tị nạn, cũng như các gia đình đang xây dựng sự an toàn tài chính.
Thông tin bổ sung
Bộ Dịch vụ Xã hội và Y tế Washington State là nhà tuyển dụng bình đẳng và không phân biệt đối xử trong mọi khía cạnh của việc làm, các chương trình hoặc dịch vụ của mình dựa trên độ tuổi, giới tính, hướng tính dục, giới, nhận dạng/giới tính, tình trạng hôn nhân, chủng tộc, tôn giáo, màu da, nguồn gốc quốc gia, tôn giáo, liên kết chính trị, tình trạng quân sự, người phục vụ hưu trí, cựu chiến binh thời kỳ Việt Nam, cựu chiến binh mới tách khỏi quân đội hoặc các tình trạng bảo vệ khác, sự hiện diện của bất kỳ khuyết tật cảm giác, tinh thần, thể chất nào hoặc việc sử dụng chó dẫn đường hoặc chó phục vụ được huấn luyện bởi người khuyết tật, không phân biệt lương công bằng hay thông tin di truyền. Những người cần hỗ trợ trong quá trình ứng tuyển hoặc thông báo công việc này dưới dạng định dạng khác có thể liên hệ với Nhà tuyển dụng tại số (360) 725-5810. Các ứng viên khiếm thính hoặc có khó nghe có thể gọi qua Dịch vụ Truyền thông Washington bằng cách bấm 7-1-1 hoặc 1-800-833-6384.
E-Verify® là nhãn hiệu đăng ký của Bộ An ninh Quốc gia Hoa Kỳ
SeattleVN Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
DSHS HCLA– Customer Service Specialist 2
Join our team as a Customer Service Specialist 2 with the Home and Community Living Administration (HCLA), serving Developmental Disabilities Community Services (DDCS) in the Everett field service office. This position is in-office only, providing customer service support in person and via phone and email to both internal and external customers. The incumbent will work both independently and collaboratively with a dedicated team to help individuals and families navigate applications and agency processes to access services. You will play an important role in supporting clients by resolving complex inquiries and concerns and connecting people to community partners and resources across the region. This role provides consistent, high-quality service delivery to ensure and maintain smooth and responsive office operations.
Some of what you'll do:- Field general questions and assist in resolving client complaints, inquiries, and customer service issues
- Greet visitors to the office and refer to the appropriate, staff, meeting room, or office
- Coordinate building and office meeting room space and maintain calendars
- Answer multiple line phone system, directing callers to appropriate staff in a courteous and professional manner
- Respond to email and voicemail messages from clients, staff, and other stakeholders.
- Provide the public, clients, providers, and customers with assistance interpreting forms, pamphlets, and explaining the proper procedures to access agency services
- Ensure positive working relationships are maintained with other regions, agencies, or organizations
- Carry out a variety of complex projects and assignments including establishing and revising electronic or manual record keeping systems (including database files)
- Strong organizational skills with attention to detail, including data entry, proofreading, and records management
- Provide backup and support to the Customer Service Specialist 3
Desired skills, knowledge, and abilities:
- Excellent customer service skills in a fast-paced environment
- Ability to effectively communicate with management, peers, clients, and the public as required to carry out the assigned duties of the position
- Ability to communicate information both orally and in writing so others will understand and help assist clients in completing required forms
- Must be proficient at using the computer and Microsoft Office applications
- Ability to work collaboratively in a multi-disciplinary team setting
- Ability to safeguard sensitive and confidential information and documents and maintain confidentiality regarding client information
- Experience in managing competing priorities and keeping key agency personnel notified as to client issues, environment issues, and personal issues
- Ability to identify issues of a serious or sensitive nature that need to be reported to supervisor chain of command
- Ability to be flexible, adapt to change and respect differences in opinion and values
- Commitment to fostering cultural awareness and diversity, and maintaining respectful engagement with all individuals, including those with intellectual disabilities
We’re looking for professionals who meet one of the following:
Associates degree and three (3) years of experience assisting customers to resolve complaints or problems
OR
A Bachelor’s degree and one (1) year of experience assisting customers regarding inquiries, complaints, or problems
OR
Equivalent experience assisting customers regarding inquiries, complaints, or problems.
Additional information:
- Work schedule: 8:00 AM - 5:00 PM, Monday through Friday
- Snohomish County employees are eligible to receive an Orca Card for transportation needs.
Along with your application, please include:
- An updated resume
- Three professional references with contact information
Please reach out to DSHS Recruiter Peter Bonato at peter.bonato@dshs.wa.gov and reference job number #03771.
The Department of Social and Health Services’ (DSHS) vision that people find human services to shape their own lives requires that we come together with a sense of belonging, common purpose, shared values, and meaningful work. It is crucial to our agency’s vision that you bring a fairness, access, and social justice commitment to your work with DSHS. We strive to support all Washingtonians, including Black, Indigenous, and People of Color, people with physical, behavioral health, and intellectual disabilities, elders, LGBTQIA+ individuals, immigrants and refugees, and families building financial security.
Supplemental Information
Washington State Department of Social and Health Services is an equal opportunity employer and does not discriminate in any area of employment, its programs or services on the basis of age, sex, sexual orientation, gender, gender identity/expression, marital status, race, creed, color, national origin, religion or beliefs, political affiliation, military status, honorably discharged veteran, Vietnam Era, recently separated or other protected veteran status, the presence of any sensory, mental, physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with a disability, equal pay or genetic information. Persons requiring accommodation in the application process or this job announcement in an alternative format may contact the Recruiter at (360) 725-5810. Applicants who are deaf or hard of hearing may call through Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6384.
E-Verify® is a registered trademark of the U.S. Department of Homeland Security
