SeattleVN Phân Tích Công Việc
💡 Tóm Tắt Thông Minh
Mô Tả Công Việc Gốc
Mô tả
Chuyên viên Hỗ trợ Dịch vụ Khách hàng cấp 3 DSHS HCLA
Bạn có phải là người có kỹ năng tổ chức tốt và kỹ năng giao tiếp bằng lời và bằng văn bản xuất sắc không? Hãy xem đây là một cơ hội đầy hứa hẹn. Chúng tôi đang tuyển dụng một Chuyên viên Hỗ trợ Dịch vụ Khách hàng cấp 3 làm toàn thời gian tại văn phòng Spokane. Trong vai trò này, bạn sẽ là một phần của đội ngũ hỗ trợ khách hàng và cung cấp hỗ trợ dịch vụ khách hàng cấp cao cho các văn phòng của chúng tôi tại Spokane.
Chuyên viên Hỗ trợ Dịch vụ Khách hàng cấp 3 là người tự chủ, có thể tổ chức, ưu tiên và thực hiện các hoạt động công việc bằng phương pháp làm việc của riêng mình, đảm bảo tính chính xác của các chính sách và quy trình đơn vị đồng thời tuân thủ luật pháp, quy định, quy tắc và hướng dẫn. Vị trí này thực hiện một số nhiệm vụ lặp lại một cách độc lập trong khi vẫn tham gia vào việc phát triển và cải thiện quy trình của đơn vị công tác.
Một số nhiệm vụ chính của bạn sẽ bao gồm:
- Cung cấp dịch vụ khách hàng cho người đăng ký và gia đình họ về tính hợp lệ HCLA và quy trình đăng ký
- Quản lý các đơn đăng ký ban đầu và đơn đăng ký lại cho tính hợp lệ HCLA, bao gồm việc tiếp nhận và xử lý thông tin, tải lên tài liệu, giao các trường hợp cho quản lý nguồn lực trường hợp để xem xét
- Thực hiện và theo dõi các yêu cầu ghi nhận và tải lên khi nhận được
- Xem xét dữ liệu mỗi tháng để xác định thời hạn hợp lệ của khách hàng
- Hướng dẫn và đào tạo nhân viên hỗ trợ về việc xem xét tính hợp lệ và thời hạn hợp lệ cũng như nhiệm vụ liên quan đến từng trường hợp
- Duy trì bảng tính của tất cả các quyết định và đánh giá, và phân phối báo cáo hàng tuần cho quản lý I/E, quản lý trường hợp và quản lý
- Làm việc trong các cơ sở dữ liệu điện tử, bao gồm việc kích hoạt/khóa các trường hợp, nhập dữ liệu, phân tích thông tin, hợp nhất các bản ghi trùng lặp, chuyển giao hồ sơ khách hàng và tổng hợp báo cáo
- Đào tạo nhân viên hỗ trợ để đảm bảo họ được cập nhật và hiểu rõ các quy trình tiếp nhận và xác định tính hợp lệ hiện tại
- Tham gia các buổi họp hàng tuần với đội tiếp nhận và xác định tính hợp lệ để giải quyết vấn đề và thảo luận về các thay đổi và chiến lược
- Hỗ trợ trả lời câu hỏi và giải quyết khiếu nại, yêu cầu và các vấn đề dịch vụ khách hàng từ khách hàng, người sử dụng dịch vụ và cộng đồng chung
- Theo dõi hộp thư email chung của đội nhóm để trả lời khách hàng và chuyển hướng đến nhân viên khi cần thiết
- Sử dụng các hệ thống quản lý hồ sơ và dữ liệu số và thủ công, ví dụ như CARE, TRACKS, Hệ thống đăng ký khách hàng bằng mã vạch, ADSA SharePoint Site, Outlook và các hệ thống quản lý dữ liệu khác để tổng hợp, tra cứu, theo dõi và/hoặc báo cáo thông tin
Ai nên nộp hồ sơ?
Các chuyên gia có ít nhất một trong những điều sau:
Bằng trung học phổ thông hoặc tương đương và ba năm kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng/người sử dụng dịch vụ về các câu hỏi, khiếu nại hoặc vấn đề.
HOẶC
Một năm kinh nghiệm làm việc vị trí Chuyên viên Dịch vụ Khách hàng cấp 2.
HOẶC
Bằng cấp/kinh nghiệm tương đương.
Điều chúng tôi đang tìm kiếm:
- Kỹ năng giao tiếp xuất sắc, cả bằng lời nói và bằng văn bản
- Kinh nghiệm xử lý các tài liệu mật
- Khả năng chứng minh được khả năng làm việc đa nhiệm và quản lý các gián đoạn
- Khả năng tìm kiếm và thu thập thông tin từ các cơ sở dữ liệu thông tin trực tuyến
- Khả năng tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề và ưu tiên các nhiệm vụ công việc
- Khả năng tiếp nhận chỉ dẫn, tổng hợp thông tin và hành động theo những chỉ dẫn đó
- Có kỹ năng sử dụng máy tính nâng cao, bao gồm việc sử dụng email, soạn thảo văn bản, truy cập internet cũng như hiểu biết về các cơ sở dữ liệu điện tử
Bạn có hứng thú không? Vui lòng bao gồm trong hồ sơ ứng tuyển của bạn:
- Ba lời giới thiệu chuyên nghiệp kèm theo thông tin liên lạc cập nhật
Sứ mệnh của Sở Dịch vụ Xã hội và Y tế (DSHS) là giúp con người tìm thấy các dịch vụ nhân đạo để định hình cuộc sống của họ đòi hỏi chúng ta phải cùng nhau hợp tác với tinh thần thuộc về, mục tiêu chung, giá trị chia sẻ và công việc có ý nghĩa. Điều này rất quan trọng đối với sứ mệnh của cơ quan chúng tôi là bạn mang theo cam kết về công bằng, tiếp cận và công lý xã hội trong công việc với DSHS. Chúng tôi nỗ lực hỗ trợ tất cả người dân Washington, bao gồm người da màu, người bản địa, người nhập cư, người tị nạn, người có khuyết tật thể chất, tinh thần và trí tuệ, người cao tuổi, người LGBTQIA+, và các gia đình đang xây dựng sự an toàn tài chính.
Thông tin bổ sung
Trước khi tuyển dụng, có thể tiến hành kiểm tra hồ sơ bao gồm lịch sử hình sự. Thông tin từ kiểm tra hồ sơ không nhất thiết sẽ ngăn cản việc tuyển dụng nhưng sẽ được xem xét trong việc đánh giá sự phù hợp và năng lực của ứng viên để thực hiện công việc. Thông báo này có thể được sử dụng để tuyển dụng nhiều vị trí trống. Nhân viên lái xe trong công việc của nhà nước phải có giấy phép lái xe hợp lệ. Nhân viên lái xe xe tư nhân trong công việc của nhà nước phải có bảo hiểm trách nhiệm dân sự cho xe tư nhân.
Sở Dịch vụ Xã hội và Y tế Washington State là nhà tuyển dụng bình đẳng và không phân biệt đối xử trong mọi khía cạnh của việc làm, các chương trình hoặc dịch vụ của mình dựa trên tuổi, giới tính, định hướng tình dục, giới, nhận dạng/giới tính, tình trạng hôn nhân, chủng tộc, tôn giáo, màu da, nguồn gốc quốc gia, tôn giáo, liên kết chính trị, tình trạng quân sự, cựu chiến binh được phục vụ trung thực, cựu chiến binh thời kỳ Việt Nam, cựu chiến binh mới tách quân, hoặc tình trạng bảo vệ khác, sự hiện diện của bất kỳ khuyết tật cảm giác, tinh thần, thể chất nào, hoặc việc sử dụng chó dẫn đường hoặc thú hỗ trợ được huấn luyện bởi người khuyết tật, công bằng lương hoặc thông tin di truyền. Những người cần hỗ trợ trong quá trình ứng tuyển hoặc thông báo công việc này dưới dạng khác có thể liên hệ với Người tuyển dụng tại số (360) 725-5810. Các ứng viên điếc hoặc có khó nghe có thể gọi qua Dịch vụ Truyền thông Washington bằng cách bấm 7-1-1 hoặc 1-800-833-6384.
E-Verify® là nhãn hiệu đã đăng ký của Bộ An ninh Quốc gia Hoa Kỳ.
SeattleVN Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
DSHS HCLA Customer Service Specialist 3
Are you someone who possesses strong organizational skills and excellent oral and written communication skills? Consider this an exciting opportunity. We are hiring for a full-time Customer Service Specialist 3 for our Spokane office. In this role, you will be a part of our customer service team and provide senior customer service support to our office's located in Spokane.
The Customer Service Specialist 3 is a self-starter that can organize, prioritize, and initiate work activities using their own work methodologies and ensure the accuracy of unit policies and procedures while adhering to laws, rules, regulations, and guidelines. This role independently performs some repetitive tasks while remaining engaged in helping the work unit develop and improve processes.
Some of what you'll do:
- Provide customer service to applicants and their families regarding HCLA eligibility and the application process
- Manage Initial applications and re-applications for HCLA eligibility including receiving and processes information provided, uploading documents, assigning cases to case resource managers to review
- Make and track records request and upload when received
- Review data each month to determine client’s eligibility expiration
- Teach and train support staff regarding eligibility reviews and expiration and duties related to each
- Maintain spreadsheet of all determinations and reviews and distribute reports weekly to I/E supervisor, case managers and management
- Work within electronic databases, including activating/inactivating cases, inputting data, analyzing information, merging duplicate records, transferring client records, and compiling reports
- Train support staff to ensure they are informed and up to date with current Intake and Eligibility processes
- Attend weekly meetings with Intake and Eligibility team to problem solve and discuss changes and strategies
- Assist with answering questions and resolving complaints, inquiries, and customer service problems from clients, customers, and the general public
- Monitors team shared email inboxes to respond to customers and reroute to staff as needed
- Use digital and manual record and data management systems e.g., CARE, TRACKS, Barcode Client registry, ADSA SharePoint Site, Outlook and other data management systems to compile, look-up, track and/or report information
Who should apply?
Professionals with one of the following:
High school diploma or equivalent and three years of experience providing assistance to clients/customers regarding inquiries, complaints or problems.
OR
One year of experience as a Customer Service Specialist 2.
OR
Equivalent education/experience.
What we're looking for:
- Excellent communication skills, both orally and written
- Experience handling confidential material
- Proven ability to multi-task and manage interruptions
- Ability to search and acquire information from online informational databases
- Ability to engage in problem-solving and prioritizing work tasks
- Ability to receive instructions, assimilate the information, and act according to those instructions
- Possess advanced computer skills including use of email, word processing, and internet access as well as knowledge of electronic databases
Interested? Please include in your application:
- Three professional references with updated contact information
The Department of Social and Health Services’ (DSHS) vision that people find human services to shape their own lives requires that we come together with a sense of belonging, common purpose, shared values, and meaningful work. It is crucial to our agency’s vision that you bring a fairness, access, and social justice commitment to your work with DSHS. We strive to support all Washingtonians, including Black, Indigenous, and People of Color, people with physical, behavioral health, and intellectual disabilities, elders, LGBTQIA+ individuals, immigrants and refugees, and families building financial security.
Supplemental Information
Prior to a new hire, a background check including criminal record history may be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant’s suitability and competence to perform in the job. This announcement may be used to fill multiple vacancies. Employees driving on state business must have a valid driver's license. Employees driving a privately owned vehicle on state business must have liability insurance on the privately owned vehicle.
Washington State Department of Social and Health Services is an equal opportunity employer and does not discriminate in any area of employment, its programs or services on the basis of age, sex, sexual orientation, gender, gender identity/expression, marital status, race, creed, color, national origin, religion or beliefs, political affiliation, military status, honorably discharged veteran, Vietnam Era, recently separated or other protected veteran status, the presence of any sensory, mental, physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with a disability, equal pay or genetic information. Persons requiring accommodation in the application process or this job announcement in an alternative format may contact the Recruiter at (360) 725-5810. Applicants who are deaf or hard of hearing may call through Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6384.
E-Verify® is a registered trademark of the U.S. Department of Homeland Security.
