Loại hình:
Full Time - Permanent
SeattleVN Phân Tích Công Việc
💡 Tóm Tắt Thông Minh
Thời gian đọc: 3 phút
Mô Tả Công Việc Gốc
Mô tả
Những người khuyết tật cần sự hỗ trợ hợp lý trong quy trình ứng tuyển hoặc cần thông tin dưới dạng khác có thể liên hệ HR@wssb.wa.gov. Những người có khuyết tật về thính giác và cần hỗ trợ có thể liên hệ Dịch vụ Truyền thông Washington tại số 1-800-676-3777 hoặc www.washingtonrelay.com.
Nhiệm vụ
Tóm tắt vị trí
Thư ký văn phòng là vai trò hỗ trợ hành chính chính cho tiếp đón tại khuôn viên và hoạt động cơ sở vật chất. Vị trí này đảm bảo hoạt động hàng ngày trơn tru, an toàn và tuân thủ quy định bằng cách quản lý quầy tiếp tân, phối hợp yêu cầu công việc và lịch trình, hỗ trợ Thư ký Cơ sở vật chất, và duy trì các hồ sơ quan trọng. Là điểm liên lạc chính với học sinh, nhân viên, gia đình và khách thăm, vai trò này đòi hỏi kỹ năng tổ chức, giao tiếp và xử lý đa nhiệm tốt.
Nhiệm vụ chính
- Hoạt động tại quầy tiếp tân: Là người tiếp tân chính của khuôn viên; chào đón khách, xác minh mục đích đến, tuân thủ quy trình đăng ký và cung cấp thông tin chung về trường học.
- Quản lý giao tiếp: Trả lời và chuyển hướng các cuộc gọi/Email cho đường dây chính của khuôn viên; cung cấp thông tin thường xuyên và hướng dẫn các yêu cầu phù hợp.
- Hỗ trợ hành chính về cơ sở vật chất: Hỗ trợ Thư ký Cơ sở vật chất trong các nhiệm vụ như phối hợp lịch trình và kiểm tra nhật ký thẻ tín dụng.
- Xử lý thư và giao nhận: Nhận, phân loại và phân phát thư; duy trì nhật ký cho các mục tiêu có trách nhiệm hoặc yêu cầu thời gian cụ thể.
- Phối hợp yêu cầu công việc: Nhập, cập nhật và theo dõi yêu cầu công việc; theo dõi tiến độ và liên lạc với nhân viên hoặc người yêu cầu.
- Hỗ trợ lên lịch: Hỗ trợ lên lịch hệ thống HVAC, đóng cửa và các sự kiện đặc biệt trong sự phối hợp với Ban Quản lý Cơ sở và lãnh đạo trường học.
- Phối hợp với Vận chuyển xe cơ giới: Quản lý các yêu cầu đặt lịch, lịch sử dụng và hồ sơ sử dụng cho đội xe của trường.
- Quản lý hồ sơ: Duy trì các tệp điện tử và tài liệu giấy cho các cuộc kiểm tra, nhật ký bảo trì và tài liệu tuân thủ.
- Chuẩn bị tài liệu: Chuẩn bị, kiểm tra lại và xử lý các biểu mẫu, báo cáo và thư từ.
- Dữ liệu và Báo cáo: Tổng hợp dữ liệu cho các báo cáo thường xuyên về các lệnh công việc, kiểm tra và các hoạt động liên quan.
- Theo dõi Tuân thủ: Theo dõi các hạn chót cho các cuộc kiểm tra, chứng chỉ và các tài liệu cần nộp; gửi thông báo nhắc nhở đến nhân viên.
- Hỗ trợ hành chính trường học: Cung cấp hỗ trợ thêm tại quầy lễ tân hoặc hành chính trong các giai đoạn cao điểm hoặc khi nhân viên vắng mặt.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công.
Yêu cầu
Những điều kiện mong muốn và đặc điểm
- Bằng cử nhân với chuyên ngành liên quan đến quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan, cùng với một năm kinh nghiệm giám sát liên quan đến trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức và phối hợp công việc trong văn phòng kinh doanh; HOẶC
- Một năm kinh nghiệm làm việc trong cơ quan nhà nước như Trợ lý Hành chính cấp 2, Trợ lý Nhân sự cấp 2, hoặc Người tổng hợp dữ liệu cấp 3; HOẶC
- Hai năm kinh nghiệm làm việc trong cơ quan nhà nước ở vị trí Trợ lý Hành chính cấp 1 hoặc Trợ lý Nhân sự cấp 1.
- Kinh nghiệm tương đương liên quan đến trách nhiệm quản lý hoặc điều hành văn phòng
- Kinh nghiệm phù hợp có thể thay thế từng năm học vấn
- Học vấn và kinh nghiệm tương đương sẽ được xem xét
Kiến thức, Kỹ năng và Khả năng
Kiến thức về:
- Tổ chức và quản lý văn phòng
- Phương pháp văn phòng hiện đại và đo lường hiệu suất công việc
- Nguyên vật liệu, dụng cụ và thiết bị văn phòng
- Kiểm soát tồn kho và quản lý hồ sơ
- Kỹ thuật quản lý
Kỹ năng và khả năng cần thiết để thành công trong vai trò này:
- Giữ bí mật và xử lý thông tin nhạy cảm một cách phù hợp
- Lập kế hoạch và giám sát các đơn vị dịch vụ văn phòng
- Phân công, kiểm tra và phối hợp sản xuất công việc
- Xây dựng quy trình sử dụng hiệu quả không gian, thiết bị và nhân sự
- Xây dựng mối quan hệ làm việc hiệu quả
- Chuẩn bị báo cáo rõ ràng, ngắn gọn và có cơ sở thực tế
- Tổ chức công việc và đáp ứng hạn chót trong môi trường tiếp khách sôi động
- Giao tiếp rõ ràng và lịch sự với học sinh, gia đình, nhân viên và khách thăm
- Học và sử dụng hệ thống đơn công việc và lịch trình làm việc
Thông tin bổ sung
Thông tin bổ sung:
Sự tham gia của Công đoàn:
Vị trí này thuộc vào một đơn vị thương lượng được đại diện bởi Washington Federation of State Employees (WFSE).
Cơ hội cho tất cả:
Trường Tương hỗ cho Người khiếm thị Washington State tôn trọng sự khác biệt và chúng tôi cam kết xây dựng một môi trường làm việc hỗ trợ cơ hội việc làm bình đẳng và bao gồm tất cả mọi người bất kể chủng tộc, tôn giáo, màu da, nguồn gốc quốc gia, tình trạng nhập cư, tình trạng hôn nhân, gia đình có con (bao gồm thai kỳ, sinh nở hoặc các tình trạng y tế liên quan), giới tính, định hướng tình dục, đa dạng giới tính, độ tuổi, tình trạng là người phục vụ đặc biệt, người phục viên danh dự hoặc tình trạng quân nhân, tình trạng là người có mặt của bất kỳ khiếm khuyết cảm giác, tinh thần hoặc thể chất nào hoặc việc sử dụng chó dẫn đường hoặc thú hỗ trợ được huấn luyện bởi người khuyết tật hoặc các đặc điểm pháp lý bảo vệ khác. Chúng tôi cũng sẽ xem xét các ứng viên có hồ sơ hình sự, phù hợp với các luật liên bang, tiểu bang và địa phương áp dụng.
Bạn có thể chọn thêm tên và đại từ mà bạn muốn được gọi trong tài liệu của bạn, và chúng tôi sẽ tôn trọng điều này khi bạn tương tác với tổ chức của chúng tôi.
Ưu tiên cho Cựu chiến binh:
Ứng viên đáp ứng các tiêu chuẩn tối thiểu và muốn tuyên bố ưu tiên cho Cựu chiến binh PHẢI đính kèm bản sao giấy DD214 hoặc giấy xác nhận khác về dịch vụ quân sự. Vui lòng che đi bất kỳ thông tin cá nhân có thể nhận diện được như số giấy tờ tùy thân. Để biết thêm thông tin về Ưu tiên cho Cựu chiến binh và hướng dẫn cách xác định bạn có đủ điều kiện hay không, nhấn vào đây. Chúng tôi cảm ơn bạn và biết ơn sự phục vụ của bạn!
Trước khi tuyển dụng, sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ bao gồm lịch sử tội phạm. Thông tin từ kiểm tra hồ sơ không nhất thiết sẽ cản trở việc làm nhưng sẽ được xem xét trong việc xác định ứng viên có phù hợp và đủ năng lực để đảm nhiệm vị trí hay không.
SeattleVN Job Analysis
💡 Smart Summary
Reading time: 2 min
Original Job Description
Description
Persons with a disability requiring reasonable accommodation in the application process or requiring information in an alternative format may contact HR@wssb.wa.gov. Those with hearing impairment in need of accommodation are encouraged to contact the Washington Relay Service at 1-800-676-3777 or www.washingtonrelay.com.
Duties
Position Summary
The Office Manager is the lead administrative support role for campus reception and Facilities operations. This position ensures smooth, safe, and compliant daily operations by managing the front desk, coordinating work orders and scheduling, supporting the Facilities Manager, and maintaining essential records. As the primary point of contact for students, staff, families, and visitors, this role requires strong organization, communication, and multitasking skills.
Key Responsibilities
- Front Desk Operations: Serve as the primary campus receptionist; greet visitors, verify purpose of visit, follow check-in procedures, and provide general school information.
- Communication Management: Answer and route calls/emails for the main campus line; provide routine information and direct inquiries appropriately.
- Facilities Administrative Support: Assist the Facilities Manager with tasks such as calendar coordination and credit card log reconciliation.
- Mail & Delivery Processing: Receive, sort, and distribute mail; maintain logs for accountable or time-sensitive items.
- Work Order Coordination: Enter, update, and monitor work orders; track progress and follow up with staff or requestors.
- Scheduling Support: Assist with scheduling HVAC, closures, and special events in coordination with Facilities and campus leadership.
- Motor Pool Coordination: Manage reservation requests, schedules, and usage records for the campus fleet.
- Records Management: Maintain electronic and hard-copy files for inspections, maintenance logs, and compliance documentation.
- Document Preparation: Prepare, proofread, and process forms, reports, and correspondence.
- Data & Reporting: Compile data for routine reports on work orders, inspections, and related activities.
- Compliance Tracking: Track deadlines for inspections, certifications, and required submissions; send reminders to staff.
- Campus Administrative Support: Provide additional front desk or administrative support during peak periods or staff absences.
- Perform other tasks as assigned.
Qualifications
Desired Qualifications and Attributes
- A Bachelor’s degree involving major study in business administration or closely allied field and one year of supervisory experience involving responsibility for planning, organizing, and coordinating work in a business office; OR
- One year of experience in State service as an Administrative Assistant 2, Human Resource Assistant 2, or Data Compiler 3; OR
- Two years of experience in State service as an Administrative Assistant 1 or Human Resource Assistant 1.
- Equivalent experience involving supervisory or office management responsibility
- Additional qualifying experience may substitute year-for-year for education
- Equivalent education/experience will be considered
Knowledge, Skills & Abilities
Knowledge of:
- Office organization and management principles
- Modern clerical methods and work-production measurement
- Office materials, supplies, and equipment
- Inventory control and records management
- Supervisory techniques
Skills and abilities needed for success in this role:
- Maintain confidentiality and handle sensitive information appropriately
- Plan and supervise office service units
- Assign, review, and coordinate work production
- Develop procedures for effective use of space, equipment, and personnel
- Build effective working relationships
- Prepare clear, concise, factual reports
- Organize tasks and meet deadlines in a busy front-desk environment
- Communicate clearly and courteously with students, families, staff, and visitors
- Learn and use work-order and scheduling systems
Supplemental Information
Supplemental Information:
Union Inclusion:
This position is included in a bargaining unit represented by the Washington Federation of State Employees (WFSE).
Opportunity for All:
The Washington State School for the Blind celebrates our differences and we are committed to a workplace that supports equal opportunity employment and inclusion regardless of race, creed, color, national origin, citizenship or immigration status, marital status, families with children (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sex, sexual orientation, gender identity diversity, age, status as a protected veteran, honorably discharged veteran or military status, status as an individual with the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with disabilities or other applicable legally protected characteristics. We will also consider qualified applicants with criminal histories, consistent with applicable federal, state and local laws.
You are welcome to include the name and pronoun you would like to be referred to in your materials, and we will honor this as you interact with our organization.
Veterans Preference:
Applicants who meet the minimum qualifications and wish to claim Veteran's Preference MUST attach a copy of their DD214, or other verification of military service. Please blackout any personally identifiable data such as social security number. For additional information on Veteran's Preference and guidance on how to determine if you are eligible, click here. We thank you and are grateful for your service!
Prior to a new hire, a background check including criminal record history will be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant's suitability and competency to perform in the position.
Thời gian ứng tuyển
7ngày 09:30:37
Ngày bắt đầu
7/3/2026 (T6)
Hạn chót
7/20/2026 (T2)
05:00 PM hạn chót
Ứng tuyển trên website
Số lần nhấp: 4
