SeattleVN Phân Tích Công Việc
💡 Tóm Tắt Thông Minh
Mô Tả Công Việc Gốc
Mô tả
Về Cơ quan & Phân bộ:
The Washington State Patrol cam kết trở thành nhà tuyển dụng công bằng và tạo môi trường nơi mọi người đều được khuyến khích thể hiện bản thân thật, giao tiếp cởi mở và hành động dũng cảm. WSP cam kết thúc đẩy việc tuyển dụng, đào tạo và thăng tiến công bằng thông qua các chiến lược tuyển dụng và giữ chân sáng tạo.
The Bureau of Field Operations gồm có tám quận chịu trách nhiệm thực thi pháp luật giao thông, điều tra tai nạn và hỗ trợ người lái xe trên 17.524 dặm đường cao tốc và quốc lộ của tiểu bang. Chức vụ này được phân công tại Quận 4, phục vụ huyện Spokane.
Nhiệm vụ
Chuyên viên Hỗ trợ Hành chính cấp 4 là người hỗ trợ chính cung cấp hỗ trợ hành chính cho Chỉ huy Quận và
đội ngũ quản lý. Chức vụ này chịu trách nhiệm giám sát hoạt động hành chính trong Quận và đảm bảo sự nhất quán với chính sách, quy trình của cơ quan và quy trình vận hành tiêu chuẩn địa phương.
Đồng nghiệp mới của chúng tôi sẽ có thể:- Ra quyết định cho Chỉ huy Quận về các vấn đề hành chính.
- Hỗ trợ công tác thay mặt Chỉ huy Quận.
- Quyền ký tên khi Chỉ huy Quận vắng mặt.
- Đại diện Chỉ huy Quận tại các cuộc họp.
- Nói thay mặt Chỉ huy Quận tại các cuộc họp, hội nghị v.v. về các vấn đề chính sách hành chính.
- Chuẩn bị các tài liệu báo cáo, báo cáo và các tài liệu hỗ trợ khác để sử dụng bởi Chỉ huy Quận.
- Là điểm liên lạc chính thay mặt Chỉ huy Quận.
- Phát triển và duy trì các hồ sơ hành chính mật khẩu của Chỉ huy Quận.
- Làm cầu nối giữa Chỉ huy Quận và các bên liên quan bên trong cũng như bên ngoài.
- Hướng dẫn và/hoặc phối hợp các dự án đặc biệt.
- Chuẩn bị báo cáo hàng năm và giải quyết các vấn đề liên quan đến hợp đồng.
- Thực hiện hoặc giám sát việc chuẩn bị các nghiên cứu hoặc tóm tắt dự án.
- Phối hợp với các Quản lý Chương trình và nhân viên ngân sách trong việc chuẩn bị các gói yêu cầu và phản hồi liên quan đến ngân sách gửi đến Quốc hội.
- Tham gia vào quy trình lập kế hoạch chiến lược và chất lượng.
- Nghiên cứu các quy định liên bang và tiểu bang thay mặt cho Chỉ huy Quận, theo phạm vi trách nhiệm của họ.
- Xây dựng ước tính ngân sách, giám sát và kiểm soát ngân sách từ nhiều nguồn khác nhau.
- Tham gia vào việc thiết lập các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn cũng như mục tiêu hiệu suất.
- Tổng hợp dữ liệu và chuẩn bị các đề xuất tài trợ/ngân sách phức tạp cho các khoản tài trợ mới, tiếp tục và gia hạn cạnh tranh.
- Phối hợp quản lý không gian, bao gồm cải tạo và/hoặc sửa đổi các khu vực hành chính.
- Phê duyệt quỹ để mua sắm thiết bị và đơn đặt hàng dịch vụ.
- Phê duyệt sửa chữa và cải tạo thiết bị.
- Truy cập và nghiên cứu các nhà cung cấp dịch vụ, hợp đồng và sản phẩm.
- Xử lý các đơn đặt hàng mua sắm.
- Phối hợp và thực hiện các sắp xếp đi lại; ví dụ như nhưng không giới hạn ở việc đặt phòng khách sạn và vé máy bay, đồng thời lưu giữ tất cả các tài liệu hỗ trợ cần thiết.
- Có thể giám sát các nhân viên khác.
- Phối hợp và hỗ trợ quá trình tuyển dụng và chấm dứt hợp đồng nhân sự cùng với các bộ phận hỗ trợ liên quan của cơ quan.
- Xử lý các hồ sơ cá nhân của nhân viên.
- Hỗ trợ các trợ lý hành chính khác.
Cục Cảnh sát Thái Bình Dương (Washington State Patrol) không cung cấp hỗ trợ nhập cư; do đó, ứng viên phải có giấy phép làm việc không yêu cầu sự hỗ trợ của nhà tuyển dụng.
Tiêu chuẩn yêu cầu
Tiêu chuẩn yêu cầu bắt buộc:
- Bằng trung học phổ thông hoặc tương đương.
- Bốn (4) năm kinh nghiệm có trách nhiệm ngày càng tăng trong công việc văn phòng/hoạch toán, trợ lý hoặc hành chính chung.
- Bằng Cử nhân chuyên ngành Quản trị Kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan có thể thay thế cho hai năm kinh nghiệm yêu cầu.
Tại sao nên làm việc cho Cục Cảnh sát Thái Bình Dương (Washington State Patrol)?
- Cân bằng cuộc sống và công việc khỏe mạnh bằng cách cung cấp lịch làm việc linh hoạt và lựa chọn làm việc từ xa cho hầu hết các vị trí.
- Chương trình "Trẻ sơ sinh làm việc" dựa trên các giá trị sức khỏe lâu dài về việc gắn kết mẹ và trẻ sơ sinh cũng như cho con bú trẻ sơ sinh.
- Cơ hội phát triển và tăng trưởng liên tục.
- Cơ hội phục vụ cộng đồng và tạo ra tác động thông qua công việc có ý nghĩa.
- Cơ hội việc làm công nhận cựu chiến binh và/hoặc vợ/chồng của quân nhân theo Lệnh hành pháp của Tổng thống số 19-01.
- Tiêu chuẩn để đủ điều kiện cho Chương trình Phá nợ vay Công khai.
Thông tin bổ sung
Để biết thêm thông tin về cách nộp đơn cho vị trí này, vui lòng click vào đây (Tải xuống trình đọc PDF).
SeattleVN Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
About the Agency & Division:
The Washington State Patrol is committed to being an Equal Opportunity Employer and strives to foster an environment in which everyone is encouraged to be their authentic selves, communicate openly, and act with courage. The WSP is dedicated to promoting fair and equitable hiring, training, and promotional practices through innovative recruitment and retention strategies.
The Field Operations Bureau is comprised of eight districts that are responsible for traffic law enforcement, collision investigation, and motorist assists on 17,524 miles of state and interstate highways. This position is assigned to District 4 which serves Spokane County.
Duties
The Administrative Assistant 4 is the principal assistant providing administrative support to Commander District and
the management team. The position is responsible for oversight of administrative operations within the District and ensures consistency with agency policy, procedure and local standard operating procedures.
Our new teammate will be able to:- Makes decisions for District Commander on administrative matters.
- Facilitates work on behalf of the District Commander.
- Signature authority in the absence of District Commander.
- Represents District Commander at meetings.
- Speaks on behalf of the District Commander at meetings, conferences, etc. on administrative policy matters.
- Prepares briefing materials, reports, and other supporting materials to be used by the District Commander.
- Serves as primary point of contact on behalf of District Commander.
- Develop and maintain the District Commander's confidential administrative files.
- Act as a liaison between District Commander and internal, as well as external stakeholders.
- Directs and/or coordinates special projects.
- Prepares annual reports and resolves contractual issues.
- Conducts or supervises the preparation of studies or project summaries.
- Coordinates with program mangers and budget staff in preparing request packages and budget related response to the legislature.
- Participates in strategic and quality planning process.
- Research federal and state regulations on behalf of the District Commander as they pertain to their scope of responsibility.
- Develops budget estimates, monitors, and controls budgets from a variety of sources.
- Participates in establishing short and long-term fiscal plans and performance goals.
- Compiles data and prepares complex grant/budget proposals for new, continuation, and competitive renewals on grants and contracts.
- Coordinates space management including renovation and/or remodeling for administrative areas.
- Approve funds to purchase equipment, and service orders.
- Authorizes equipment repair/renovation.
- Access and research vendors for services, contracts, and products.
- Process purchase orders.
- Coordinate and make travel arrangements; such as but not limited to, hotel and flight arrangements and maintain all necessary supporting documents.
- May supervisor other staff.
- Coordinate and facilitate the on-boarding and off-boarding of staff with all associated agency support departments.
- Process employee confidential records.
- Provide backup to other administrative assistants.
The Washington State Patrol does not provide immigration sponsorship; therefore, applicants must possess work authorization that does not require employer sponsorship.
Qualifications
Required Qualifications:
- High School diploma or GED equivalent.
- Four (4) years of progressively responsible experience in office/clerical, secretarial, or general administrative work.
- An Associate's degree in Business Administration or related fields may substitute for two years of the required experience.
Why work for the Washington State Patrol?
- A healthy life/work balance by offering flexible schedules and telework options for most positions.
- An Infants at Work Program that is based on the long-term health values of infant-parent bonding and breastfeeding newborns.
- Continuous growth and development opportunities.
- Opportunities to serve your community and make an impact through meaningful work.
- Employment opportunities that recognize military veterans and/or military spouse per Governor Executive Order 19-01.
- Qualification for the Public Loan Forgiveness Program.
Supplemental Information
For more information regarding how to apply for this position, please click here (Download PDF reader).
